V2.0 Algemene Voorwaarden TriFact365
Ingangsdatum: 1 augustus 2026
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten die daaruit voortvloeien tussen TriFact365 B.V. (hierna: "TriFact365") en de wederpartij (hierna: "Klant"), met betrekking tot het gebruik van de Dienst.
Het door de Klant afgesloten Abonnement bepaalt welke Dienst onder de Overeenkomst wordt verleend.
1. Definities
Begrippen die in deze Algemene Voorwaarden met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de hieronder omschreven betekenis. Gedefinieerde begrippen hebben zowel in enkelvoud als in meervoud dezelfde betekenis.
1.1 Abonnement
Het betaalde recht van de Klant op toegang tot en gebruik van de Dienst tegen periodieke vergoeding.
1.2 Account
De afgebakende omgeving binnen de Software die aan de Klant is toegekend voor het gebruik van de Dienst.
1.3 Account-Eigenaar
De Applicatiegebruiker met de hoogste bevoegdheden binnen het Account, aangewezen door de Klant als primair aanspreekpunt.
1.4 Afgeleide Gegevens
Technische patronen — zoals herkenningspatronen en classificatieresultaten — die TriFact365 uit de Klantgegevens afleidt om de AI-functionaliteit van de Dienst te leveren en te verbeteren.
1.5 Applicatiegebruiker
De natuurlijke persoon die door of namens de Klant is geautoriseerd om de Dienst via het Account te gebruiken.
1.6 Dienst
Het door TriFact365 op grond van de Overeenkomst aan de Klant verleende recht op toegang tot en gebruik van de Software.
1.7 Documentatie
De op de TriFact365-website beschikbaar gestelde kennisbank met gebruiksinstructies, technische randvoorwaarden en specificaties van de Software, zoals van tijd tot tijd gewijzigd.
1.8 Intellectuele Eigendomsrechten
Alle huidige en toekomstige rechten van intellectuele eigendom en verwante rechten, al dan niet geregistreerd, in alle jurisdicties.
1.9 Klant
Iedere organisatie of natuurlijke persoon die met TriFact365 een Overeenkomst aangaat in de uitoefening van een beroep, bedrijf of publieke taak.
1.10 Klantgegevens
Alle gegevens en configuraties die door of namens de Klant in de Dienst worden ingevoerd, opgeslagen, geüpload of via integraties verwerkt.
1.11 Kunstmatige Intelligentie (AI)
Technologie die op basis van machinaal leren of vergelijkbare technieken gegevens automatisch verwerkt — waaronder het herkennen, classificeren, extraheren, interpreteren of genereren van gegevens — zoals TriFact365 binnen de Dienst inzet voor de herkenning en verwerking van facturen en documenten.
1.12 Overeenkomst
Het geheel van afspraken tussen TriFact365 en de Klant over het gebruik van de Dienst.
1.13 Proefabonnement
Kosteloze, tijdelijke toegang tot de Dienst ter evaluatie.
1.14 Software
De door TriFact365 geleverde cloudgebaseerde programmatuur.
2. Toepasselijkheid
2.1 Toepassingsbereik
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en daaruitvloeiende overeenkomsten waarbij TriFact365 partij is.
2.2 Uitsluiting klantvoorwaarden
De Klant kan geen andere of afwijkende (inkoop)voorwaarden aan TriFact365 opleggen. TriFact365 wijst deze uitdrukkelijk van de hand.
2.3 Onderdelen van de Overeenkomst
De Overeenkomst bestaat uit de onderstaande onderdelen en documenten:
(a) het Abonnement zoals beschreven op de abonnementspagina's van de TriFact365-website;
(b) Algemene Voorwaarden;
(c) Service Level Agreement (SLA);
(e) Gebruiksvoorwaarden;
(f) AI-Voorwaarden;
(g) Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden.
Bij tegenstrijdigheid is een onderdeel leidend voor het onderwerp dat het regelt; voor het overige gaan deze Algemene Voorwaarden voor.
3. Totstandkoming Overeenkomst
3.1 Aanbod en aanvaarding
De Overeenkomst komt tot stand door de online registratie van de Klant op de TriFact365-website voor een Proefabonnement of een Abonnement.
3.2 Aanbiedingen
Aanbiedingen van TriFact365 zijn vrijblijvend en TriFact365 mag aanvragen voor een Proefabonnement of Abonnement weigeren. Kennelijke vergissingen of fouten in prijzen, specificaties of andere informatie op de TriFact365-website of in de Software binden TriFact365 niet.
3.3 Bevoegdheid
De persoon die een Proefabonnement of Abonnement afsluit, verklaart bevoegd te zijn om namens de Klant te handelen.
4. Proefabonnement
4.1 Evaluatiegebruik
TriFact365 kan de Klant via een Proefabonnement tijdelijk en kosteloos toegang geven tot de Software voor evaluatiedoeleinden. De Software wordt geleverd 'as is', zonder enige garantie. Het Proefabonnement is uitsluitend bestemd voor het evalueren van de Software; operationeel gebruik is niet toegestaan. Het gebruik van Klantgegevens tijdens het Proefabonnement is voor eigen risico van de Klant.
4.2 Geen SLA
De SLA is niet van toepassing op het Proefabonnement.
4.3 Beëindiging
TriFact365 mag een Proefabonnement op elk moment beëindigen, zonder verplichting tot vergoeding.
4.4 Omzetting
Het Proefabonnement gaat niet automatisch over in een Abonnement. Zolang het Account bestaat, kan de Klant een Abonnement afsluiten; het Proefabonnement eindigt dan en de Overeenkomst loopt door.
4.5 Verwijdering
Behoudens wettelijke bewaarverplichtingen verwijdert TriFact365 het Account en de Klantgegevens 30 dagen na afloop van het Proefabonnement. Op dat moment eindigt de Overeenkomst.
5. Abonnement
5.1 Abonnementskeuze
De actuele Abonnementen met bijbehorende prijzen, functionaliteiten en limieten staan op de abonnementspagina's van de TriFact365-website. De Klant kiest een Abonnement dat past bij het beoogde gebruik.
5.2 Functionaliteit bij aankoop
De Klant baseert de aankoop van een Abonnement op de huidige functionaliteit van de Software, niet op toekomstige functionaliteit. Uitlatingen van TriFact365 of derden over toekomstige functionaliteit scheppen geen verplichting en vormen geen grond voor aansprakelijkheid, ontbinding of schadevergoeding. Dit geldt voor uitlatingen in onder meer roadmaps, aankondigingen, demo's en verkoopmateriaal.
5.3 Wijziging en uitbreiding
De Klant kan een ander Abonnement kiezen of meerdere Abonnementen naast elkaar afsluiten, telkens volgens de op dat moment geldende voorwaarden.
6. Betaling
6.1 Betalingsverplichting
De betalingsverplichting ontstaat zodra de Klant een Abonnement afsluit.
6.2 Prijzen
Alle prijzen zijn in euro's en exclusief omzetbelasting (btw), tenzij anders vermeld.
6.3 Facturering
TriFact365 factureert maandelijks achteraf. De factuur bevat de abonnementsbijdrage per Abonnement en de gebruikskosten op basis van het daadwerkelijke gebruik.
6.4 Gebruiksmeting
TriFact365 stelt het gebruik geautomatiseerd vast via de Software.
6.5 Betaaltermijn
De betaaltermijn is 14 dagen na de factuurdatum.
6.6 Betaalmethode
Betaling vindt plaats via automatische incasso of een andere door TriFact365 aangeboden betaalmethode.
6.7 Verzuim
Betaalt de Klant niet tijdig, dan is de Klant zonder ingebrekestelling de wettelijke rente voor handelstransacties conform toepasselijk recht verschuldigd.
6.8 Geen opschorting of verrekening
De Klant mag betalingsverplichtingen niet opschorten of verrekenen. Bij bezwaar tegen de hoogte van een factuur betaalt de Klant het onbetwiste deel; TriFact365 verrekent eventuele correcties na oplossing van het geschil.
7. Looptijd en beëindiging
7.1 Looptijd
Het Abonnement wordt aangegaan voor de abonnementsperiode die voor het gekozen Abonnement geldt, zoals vermeld op de abonnementspagina's van de TriFact365-website. Na afloop van die periode wordt het Abonnement voor onbepaalde tijd voortgezet.
7.2 Opzegging
De Klant kan het Abonnement op elk moment opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn die voor het gekozen Abonnement geldt. Het Abonnement eindigt op de laatste dag van de kalendermaand waarin de opzegtermijn verstrijkt.
7.3 Opschorting
TriFact365 mag de toegang tot de Software geheel of gedeeltelijk opschorten als:
(a) de Klant tekortschiet in nakoming en de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke ingebrekestelling herstelt;
(b) de Klant in strijd handelt met deze Algemene Voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving; TriFact365 stelt de Klant van tevoren schriftelijk op de hoogte en geeft ten minste 7 kalenderdagen om de overtreding te herstellen; bij uitblijven mag TriFact365 opschorten of het Abonnement opzeggen op de laatste dag van de lopende kalendermaand;
(c) er een redelijk vermoeden bestaat van misbruik, fraude of inbreuk op rechten van derden of van TriFact365;
(d) de continuïteit, beveiliging of integriteit van de Dienst dit vereist; TriFact365 informeert de Klant zo spoedig mogelijk en in elk geval binnen 3 kalenderdagen.
De opschorting laat alle rechten en plichten van de Klant onverlet. Bij opschorting wegens betalingsverzuim blijft de betalingsverplichting ongewijzigd.
7.4 Ontbinding
Elk van de partijen mag het Abonnement met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen als de andere partij:
(a) tekortschiet in nakoming en de tekortkoming niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling herstelt;
(b) surseance van betaling of faillissement aanvraagt, failliet wordt verklaard, wordt geliquideerd of de eigen onderneming staakt.
TriFact365 mag het Abonnement daarnaast met onmiddellijke ingang beëindigen als:
(c) de Klant langer dan 45 dagen in verzuim blijft met betaling, na schriftelijke aanmaning.
7.5 Verval gebruiksrecht
Na beëindiging van het Abonnement vervalt het recht op gebruik van de Software, waaronder de standaard exportmogelijkheden; het Account blijft toegankelijk voor heractivatie.
7.6 Verwijdering
Behoudens wettelijke bewaarverplichtingen verwijdert TriFact365 het Account en de Klantgegevens 90 dagen na beëindiging van het Abonnement. Op dat moment eindigt de Overeenkomst.
7.7 Heractivatie
Binnen de in artikel 7.6 genoemde termijn van 90 dagen kan de Klant het Abonnement heractiveren. Heractivatie zet de Overeenkomst voort onder de op dat moment geldende voorwaarden en herstelt de toegang tot de Software.
7.8 Veiligstellen gegevens
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van Klantgegevens en het naleven van wettelijke bewaarverplichtingen onder toepasselijk recht.
7.9 Langere bewaring
Een langere bewaring door TriFact365 — bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht van de Klant — vereist een actief Abonnement voor die gehele periode.
8. Gebruik van de Software
8.1 Standaardproduct
De Software is een standaardproduct dat aan alle Klanten gelijk wordt geleverd. TriFact365 levert geen maatwerk aan de Software. Wijzigingen en verbeteringen gelden voor alle Klanten tegelijk.
8.2 Wijziging Software
TriFact365 mag de Software wijzigen, updaten, uitfaseren of onderdelen vervangen. TriFact365 garandeert niet dat elke nieuwe versie dezelfde functionaliteit bevat en is niet gehouden specifiek voor de Klant bepaalde eigenschappen te handhaven. Dit laat artikel 22 onverlet. TriFact365 is niet aansprakelijk voor schade die uit wijzigingen voortvloeit.
8.3 Account-Eigenaar
De persoon die zich registreert voor het Proefabonnement, wordt de eerste Account-Eigenaar.
8.4 Roloverdracht
De Klant draagt de rol van Account-Eigenaar direct over als de Account-Eigenaar niet langer beschikbaar is. De communicatieregels uit artikel 21 richten zich op deze rol. Wanneer een overdracht via de Software niet mogelijk is, kan de Klant na een verificatieprocedure een nieuwe Account-Eigenaar laten aanwijzen.
8.5 Applicatiegebruikers
De Klant mag de Software wereldwijd door Applicatiegebruikers binnen of buiten de eigen organisatie laten gebruiken voor zakelijke doeleinden. De Account-Eigenaar en Applicatiegebruikers handelen uitsluitend namens de Klant. De Klant staat in voor het gebruik van de Dienst en de naleving van deze Algemene Voorwaarden door de Account-Eigenaar en Applicatiegebruikers. Tussen TriFact365 en de Account-Eigenaar of Applicatiegebruikers bestaat geen rechtstreekse contractuele rechtsverhouding, en Applicatiegebruikers ontlenen geen zelfstandige rechten aan de Overeenkomst.
8.6 Gebruiksregels
De Klant gebruikt de Software conform deze Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden. Bij schending van de Gebruiksvoorwaarden zijn de opschortings- en beëindigingsgronden uit artikel 7 van toepassing.
8.7 Geen advies en eigen verantwoordelijkheid
TriFact365 geeft geen inhoudelijk, vakinhoudelijk of professioneel advies. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de Software en voor beslissingen die de Klant of een namens de Klant handelende derde op basis daarvan neemt of achterwege laat. TriFact365 is niet aansprakelijk voor schade die uit dat gebruik of die beslissingen voortvloeit.
8.8 Eigen IT-omgeving
De Klant is verantwoordelijk voor de eigen IT-omgeving die nodig is om de Software te gebruiken, waaronder internetverbinding, hardware en de in de Documentatie aangegeven specificaties.
9. Preview-functionaliteiten
9.1 Previewgebruik
De Klant kan binnen de Software aanvullende functionaliteiten als Preview-functionaliteit (ook aangeduid als beta- of pre-release-functionaliteit) gebruiken ter evaluatie. De SLA is daarop niet van toepassing.
9.2 Intrekking
Een Preview-functionaliteit kan op elk moment door TriFact365 worden ingetrokken, opgeschort of gewijzigd.
9.3 Geen garantie
Preview-functionaliteiten worden geleverd "zoals beschikbaar" en op eigen risico van de Klant. TriFact365 geeft daarvoor geen garanties, ondersteuning of vrijwaring. Voor zover toepasselijk recht dit toestaat, is TriFact365 niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of in verband met Preview-functionaliteiten.
10. Koppelingen met systemen van derden
10.1 Koppelingen
De Software kan koppelingen bieden met systemen, applicaties of platforms van derden, of de Klant kan zelf koppelingen realiseren. Dit stelt de Klant in staat gegevens uit te wisselen tussen de Dienst en deze externe systemen.
10.2 Geen garantie
TriFact365 garandeert niet de juistheid, volledigheid, tijdigheid of beschikbaarheid van gegevens die via koppelingen met systemen van derden worden uitgewisseld, noch de werking van die koppelingen. Dit geldt voor alle koppelingen, zowel door TriFact365 aangeboden als door de Klant zelf gerealiseerde.
10.3 Eigen risico
De Klant gebruikt koppelingen op eigen risico. TriFact365 is niet aansprakelijk voor schade die uit een koppeling voortvloeit, waaronder onjuiste aanlevering, storingen, wijzigingen of uitval bij de derde, compatibiliteitsproblemen of onderbreking van de gegevensuitwisseling.
10.4 SLA-uitsluiting
Voor de gevolgen van het niet-functioneren van koppelingen op de beschikbaarheid van de Dienst gelden aanvullend de uitsluitingen uit de SLA.
11. Ondersteuning
11.1 Omvang
TriFact365 biedt ondersteuning bij het gebruik en de werking van de Software. De aard en omvang van de ondersteuning, waaronder responstijden en kantoortijden, zijn beschreven in de SLA.
11.2 Geen advies
Ondersteuning beperkt zich tot het gebruik en de werking van de Software en omvat geen inhoudelijk, vakinhoudelijk of professioneel advies.
11.3 Geen garantie
TriFact365 garandeert niet de juistheid, volledigheid of tijdigheid van antwoorden en is niet aansprakelijk voor schade die uit het gebruik van ondersteuning voortvloeit.
12. Intellectuele eigendom
12.1 Eigendom en gebruiksrecht
Alle Intellectuele Eigendomsrechten op de Software berusten bij TriFact365 of haar licentiegevers. De Klant krijgt een gebruiksrecht op de Software voor de duur van de Overeenkomst. Dit recht is niet-exclusief en mag niet worden overgedragen of in sublicentie gegeven.
12.2 Gebruiksbeperkingen
Het is de Klant niet toegestaan de Software te kopiëren, decompileren, reverse-engineeren of wijzigen. Het creëren van afgeleide werken is evenmin toegestaan, tenzij dwingend recht dit toestaat.
12.3 Feedback
Suggesties, verbetervoorstellen of andere feedback die de Klant uit eigen beweging verstrekt, mag TriFact365 vrijelijk en zonder vergoeding gebruiken voor de doorontwikkeling van de Software. De Klant doet afstand van eventuele Intellectuele Eigendomsrechten op de feedback. TriFact365 is niet verplicht feedback over te nemen.
12.4 Referentiegebruik
TriFact365 mag de naam en het logo van de Klant gebruiken om de Klant te vermelden als afnemer van de Dienst, waaronder op de TriFact365-website, in presentaties en in referentiemateriaal van TriFact365. De Klant kan dit gebruik op elk moment schriftelijk beëindigen.
13. Klantgegevens
13.1 Eigendom
De Klant is en blijft eigenaar van de Klantgegevens.
13.2 Rechtmatigheid gegevens
De Klant bepaalt welke Klantgegevens via de Software worden verwerkt. De Klant staat ervoor in dat de Klantgegevens die hij, zijn Applicatiegebruikers of derden in zijn opdracht aanleveren rechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden, en vrijwaart TriFact365 tegen aanspraken van derden die daaruit voortvloeien.
13.3 Ongevraagde inhoud van derden
Aan de Klant toegewezen communicatiekanalen (zoals e-mailadressen) kunnen ook ongevraagd berichten van onbekende derden ontvangen. De garantie en vrijwaring uit artikel 13.2 gelden niet voor zulke inhoud; de Klant beheert deze binnen de Software en verwijdert of negeert onrechtmatige inhoud zodra hij daarmee bekend is. TriFact365 ontvangt en verwerkt deze inhoud uitsluitend als technisch gevolg van het beschikbaar stellen van het kanaal, monitort de inhoud niet en is, voor zover toepasselijk recht dit toestaat, niet aansprakelijk voor de enkele ontvangst, doorgifte of opslag ervan. TriFact365 mag inhoud die schadelijk is of de technische werking of veiligheid bedreigt filteren, weigeren of blokkeren, zonder daarmee een controleverplichting op zich te nemen.
13.4 Gebruiksrecht
De Klant verstrekt TriFact365 een niet-exclusief gebruiksrecht op de Klantgegevens voor zover nodig om de Dienst te leveren, te ondersteunen en door te ontwikkelen.
13.5 Afgeleide Gegevens
TriFact365 mag Afgeleide Gegevens genereren en gebruiken. Afgeleide Gegevens zijn geen Klantgegevens en zijn redelijkerwijs niet tot de Klant of een natuurlijke persoon herleidbaar. TriFact365 zal die herleiding ook niet proberen. De rechten daarop, waaronder Intellectuele Eigendomsrechten, berusten uitsluitend bij TriFact365. Dit recht blijft na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
13.6 Overstap en dataportabiliteit
Voor het overstaprecht van de Klant en de daarbij behorende dataportabiliteit gelden de Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden.
14. Beveiliging Klantgegevens
14.1 Beveiligingsmaatregelen
TriFact365 treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van Klantgegevens tegen verlies, beschadiging, ongeautoriseerde toegang of ongeautoriseerde wijziging.
14.2 Geen beveiligingsgarantie
TriFact365 garandeert niet dat deze maatregelen elke vorm van ongeautoriseerde toegang, inbreuk, verlies of wijziging voorkomen.
14.3 Herstel
Bij verlies, beschadiging of ongeautoriseerde wijziging spant TriFact365 zich redelijkerwijs in om Klantgegevens te herstellen, zonder garantie op herstel; dit is de enige remedie van de Klant.
14.4 Uitsluiting aansprakelijkheid
Voor zover toepasselijk recht dit toestaat, is TriFact365 niet aansprakelijk voor schade ten aanzien van Klantgegevens — waaronder verlies, beschadiging, wijziging, vernietiging, openbaarmaking of beveiligingsinbreuken. De uitzonderingen uit artikel 18.4 gelden onverkort en de verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst blijven onverlet.
15. AI-functionaliteiten
15.1 Gebruik van AI
De Software maakt gebruik van AI. De werking en inzet van AI binnen de Dienst zijn nader beschreven in de AI-Voorwaarden.
15.2 AI-uitkomsten
De uitkomsten van AI zijn ondersteunend en kunnen onjuist of onvolledig zijn; TriFact365 garandeert niet dat deze foutloos, volledig, nauwkeurig of geschikt voor een bepaald doel zijn. De Klant beoordeelt deze uitkomsten op geschiktheid voor het beoogde gebruik en is verantwoordelijk voor beslissingen die daarop worden gebaseerd, waaronder de naleving van toepasselijke regels over geautomatiseerde besluitvorming. De Klant vertrouwt niet op AI-uitkomsten zonder deze zelf te controleren.
15.3 Aansprakelijkheid
De beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid in artikel 18 van deze Algemene Voorwaarden gelden onverkort voor AI en de uitkomsten daarvan.
16. Geheimhouding
16.1 Vertrouwelijkheid
Beide partijen behandelen Vertrouwelijke Informatie van de andere partij als vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. Onder Vertrouwelijke Informatie wordt verstaan niet-openbare informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs moet begrijpen dat deze vertrouwelijk is.
16.2 Toegangsbeperking
Elke partij beperkt de toegang tot Vertrouwelijke Informatie tot personen die daarvan kennis moeten nemen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze personen zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
16.3 Uitzonderingen
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
(a) al openbaar was of wordt zonder toedoen van de ontvangende partij;
(b) de ontvangende partij al rechtmatig kende;
(c) van een derde wordt ontvangen zonder geheimhoudingsplicht;
(d) op grond van een wettelijk voorschrift of rechterlijk bevel bekend moet worden gemaakt;
(e) door de ontvangende partij onafhankelijk en zonder gebruik van de Vertrouwelijke Informatie is ontwikkeld.
16.4 Voortduring
De geheimhoudingsplicht blijft na beëindiging van de Overeenkomst van kracht zolang de verstrekkende partij redelijkerwijs aanspraak kan maken op het vertrouwelijke karakter van de informatie.
17. Garanties
17.1 Geen garanties
De Dienst wordt geleverd "zoals beschikbaar"; de Klant gebruikt de Dienst op eigen risico en is verantwoordelijk voor de beoordeling of de Dienst geschikt is voor de beoogde toepassing. TriFact365 geeft geen garanties, toezeggingen of verklaringen met betrekking tot de Dienst, waaronder begrepen de beschikbaarheid, prestaties, kwaliteit, juistheid, geschiktheid of aansluiting op de behoeften van de Klant of Applicatiegebruikers, of anderszins.
17.2 Inspanningsverplichting
Onverminderd het bepaalde in artikel 17.1 spant TriFact365 zich redelijkerwijs in om de Dienst in overeenstemming met de Documentatie te leveren. Kennelijke vergissingen of fouten in de Documentatie binden TriFact365 niet. De Klant meldt vermeende tekortkomingen binnen 30 dagen na ontdekking. Indien TriFact365 een gemelde tekortkoming niet binnen een redelijke termijn met redelijke inspanning kan verhelpen of een passende workaround kan bieden, kan elk van partijen het lopende Abonnement schriftelijk beëindigen. Deze maatregel is de exclusieve remedie voor schending van deze inspanningsverbintenis; de uitzonderingen uit artikel 18.4 gelden onverkort.
18. Aansprakelijkheid en vrijwaring
18.1 Aansprakelijkheidsplafond
De totale aansprakelijkheid van TriFact365 voor schade die in een kalenderjaar ontstaat — op welke rechtsgrond dan ook, en ongeacht het aantal gebeurtenissen of reeksen van samenhangende gebeurtenissen — is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 6 maanden voorafgaand aan de eerste schadeveroorzakende gebeurtenis in dat kalenderjaar aan TriFact365 heeft betaald.
18.2 Indirecte schade
TriFact365 is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verlies of beschadiging van gegevens, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door aanspraken van cliënten of andere derden van de Klant, of bestuurlijke boetes en andere publiekrechtelijke sancties die aan de Klant zijn opgelegd.
18.3 Uitgesloten schade
Behoudens het bepaalde in artikel 18.4 is TriFact365 niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de Dienst, het gebruik daarvan of de onmogelijkheid de Dienst te gebruiken. Deze uitsluiting omvat in ieder geval schade als gevolg van:
(a) onjuist of onbevoegd gebruik van de Dienst;
(b) het niet-naleven van instructies of Documentatie;
(c) de rechtmatigheid, betrouwbaarheid, integriteit, juistheid of kwaliteit van Klantgegevens;
(d) Afgeleide Gegevens of door TriFact365 kunstmatig gegenereerde gegevens;
(e) gebreken, storingen of uitval in de eigen IT-omgeving van de Klant of het niet voldoen van die omgeving aan door TriFact365 aangegeven specificaties;
(f) het gebruik van de Dienst met niet-ondersteunde software-, browser- of besturingssysteemversies;
(g) het uitvallen, niet-functioneren, vertragingen, gegevensverlies of onderbrekingen bij verbindingen, apparatuur, software of infrastructuur van derden, waaronder het internet en telecommunicatienetwerken;
(h) het gebruik van de Dienst in combinatie met producten van derden; voor koppelingen met systemen van derden geldt aanvullend het bepaalde in artikel 10;
(i) verlies, beschadiging, wijziging of openbaarmaking van Klantgegevens door derden;
(j) het ontbreken van door de Klant zelf te behouden kopieën of back-ups van Klantgegevens buiten de Dienst;
(k) de resultaten die de Klant of Applicatiegebruikers uit het gebruik van de Dienst verkrijgen en de conclusies die de Klant of Applicatiegebruikers daaruit trekken;
(l) de juistheid, volledigheid of tijdigheid van aangiften, rapportages of andere gegevens die de Klant of Applicatiegebruikers met gebruikmaking van de Dienst bij derden indienen, waaronder belastingautoriteiten, accountants of auditors.
18.4 Uitzonderingen
De beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid van TriFact365 in deze Algemene Voorwaarden gelden niet bij:
(a) opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van TriFact365;
(b) dood of lichamelijk letsel;
(c) andere gevallen waarin dwingend recht beperking niet toestaat.
18.5 Ingebrekestelling
De aansprakelijkheid van TriFact365 ontstaat pas nadat de Klant TriFact365 schriftelijk in gebreke heeft gesteld. De hersteltermijn bedraagt ten minste 30 dagen. Schiet TriFact365 ook na die termijn tekort, dan ontstaat aansprakelijkheid.
18.6 Schadebeperking
De Klant is gehouden redelijke maatregelen te nemen om schade te beperken.
18.7 Vervaltermijn
Het recht op schadevergoeding vervalt als de Klant de schade niet tijdig meldt. De meldtermijn bedraagt 2 maanden na ontdekking. De melding vindt schriftelijk plaats. Iedere rechtsvordering vervalt in ieder geval 12 maanden na de gebeurtenis waarop de vordering is gebaseerd.
18.8 Geen ongedaanmaking
Bij ontbinding hoeven reeds ontvangen prestaties niet ongedaan te worden gemaakt. Geen van beide partijen is verplicht eerder geleverde diensten of betalingen terug te draaien.
18.9 Kring van begunstigden
De beperkingen en uitsluitingen in de leden 18.1 tot en met 18.8 gelden ook ten gunste van medewerkers, bestuurders en door TriFact365 ingeschakelde derden. De maximale aansprakelijkheid uit artikel 18.1 wordt gezamenlijk en eenmalig toegepast op alle aanspraken tegen TriFact365 en deze personen samen.
18.10 IE-vrijwaring
TriFact365 vrijwaart de Klant tegen aanspraken van derden dat de Software inbreuk maakt op Intellectuele Eigendomsrechten. Doet een dergelijke aanspraak zich voor of dreigt deze, dan mag TriFact365 naar eigen keuze:
(a) voor de Klant het recht verwerven om de Software te blijven gebruiken;
(b) de Software aanpassen of vervangen zodat geen inbreuk meer wordt gemaakt, zonder wezenlijke vermindering van de functionaliteit;
(c) het Abonnement beëindigen tegen het einde van de lopende kalendermaand.
Deze vrijwaring vormt de volledige aansprakelijkheid van TriFact365 en de enige remedie van de Klant bij inbreuk op Intellectuele Eigendomsrechten.
18.11 Uitzonderingen vrijwaring
De vrijwaring uit artikel 18.10 geldt niet voor zover de aanspraak voortvloeit uit:
(a) wijziging van de Software door of namens de Klant;
(b) gebruik van de Software in combinatie met producten, diensten of gegevens die niet door TriFact365 zijn geleverd;
(c) gebruik van de Software in strijd met deze Algemene Voorwaarden of de Documentatie;
(d) Klantgegevens of andere door de Klant aangeleverde content.
18.12 Vrijwaring door Klant
De Klant vrijwaart TriFact365 tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst in strijd met deze Algemene Voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving, of uit de Klantgegevens, waaronder de verwerking daarvan door TriFact365 conform de Overeenkomst.
18.13 Vrijwaringsprocedure
Een beroep op de vrijwaring uit artikel 18.10 of 18.12 geldt alleen als de partij die de vrijwaring inroept de aanspraak op tijd schriftelijk meldt, de vrijwarende partij het verweer en een eventuele schikking laat voeren en daaraan redelijk meewerkt. De vrijwarende partij treft geen schikking die voor de andere partij een erkenning van aansprakelijkheid of een niet-financiële verplichting meebrengt zonder diens schriftelijke toestemming.
19. Overmacht
19.1 Overmacht
Geen van beide partijen is gehouden tot nakoming van enige verplichting, anders dan een betalingsverplichting, als zij daarin wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan:
(a) storingen in telecommunicatie-infrastructuur, internetverbindingen, DNS-, CDN- of certificaatdiensten of het elektriciteitsnetwerk;
(b) pandemieën, overheidsmaatregelen of wijzigingen in wet- en regelgeving die nakoming verhinderen;
(c) brand, explosies, natuurrampen of nucleaire of radiologische incidenten;
(d) oorlog, vijandelijkheden, terroristische daden, sabotage, opstand, burgerlijke onlusten of rellen;
(e) cyberaanvallen, waaronder gerichte aanvallen, DDoS-aanvallen, ransomware, malware of misbruik van voorheen onbekende kwetsbaarheden (zero-days), die ondanks passende beveiligingsmaatregelen redelijkerwijs niet konden worden voorkomen;
(f) stakingen, met uitzondering van stakingen van eigen personeel;
(g) storingen, tekortkomingen of niet-beschikbaarheid bij leveranciers of cloud-infrastructuur waarvan TriFact365 afhankelijk is;
(h) handelsbeperkingen, embargo's of internationale sancties die nakoming verhinderen;
(i) andere onvoorzienbare omstandigheden die buiten de redelijke controle van de partij liggen.
19.2 Opschorting
Tijdens overmacht worden de verplichtingen van de betreffende partij opgeschort. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor schade die tijdens of als gevolg van overmacht ontstaat.
19.3 Geen opschorting van betaling
De betalingsverplichtingen van de Klant worden niet opgeschort door overmacht en blijven volledig van toepassing.
19.4 Kennisgeving
De partij die zich op overmacht beroept, stelt de andere partij zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van de aard en verwachte duur, en treft redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken.
19.5 Langdurige overmacht
Duurt de overmacht langer dan 2 maanden, dan mag elk van de partijen het Abonnement schriftelijk opzeggen tegen het einde van de lopende kalendermaand. Er ontstaat geen recht op schadevergoeding. Geen van beide partijen is verplicht eerder ontvangen prestaties terug te draaien.
19.6 Overstap en dataportabiliteit
Bij opzegging op grond van artikel 19.5 heeft de Klant, voor zover de overmacht dit toelaat, recht op het downloaden van Klantgegevens en op overstap conform de Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden.
20. Contractoverdracht
20.1 Overdracht door Klant
De Klant mag de Overeenkomst overdragen aan een derde door de bedrijfsgegevens in het Account te wijzigen; de overnemende partij aanvaardt daarmee deze Algemene Voorwaarden onverkort. De overdracht treedt in werking op het moment van wijziging.
20.2 Aansprakelijkheid voor bestaande verplichtingen
De Klant en de overnemende partij zijn hoofdelijk aansprakelijk voor betalingsverplichtingen die vóór de overdracht zijn ontstaan. Deze hoofdelijke aansprakelijkheid geldt tot het moment waarop alle openstaande verplichtingen volledig zijn voldaan.
20.3 Overdracht door TriFact365
De Klant verleent TriFact365 bij voorbaat toestemming om de Overeenkomst over te dragen aan een groepsmaatschappij, gelieerde onderneming, of aan een derde bij een (gedeeltelijke) ondernemingsoverdracht, fusie of overname. De overnemende partij is gebonden aan voorwaarden die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze Algemene Voorwaarden.
20.4 Melding van overdracht
TriFact365 informeert de Klant binnen 30 dagen nadat een overdracht als bedoeld in artikel 20.3 heeft plaatsgevonden. De kennisgeving vermeldt de identiteit van de overnemende partij.
20.5 Gegevensverplichtingen
Bij een overdracht als bedoeld in artikel 20.1 of 20.3 gaan alle verplichtingen ten aanzien van Klantgegevens en persoonsgegevens — waaronder de Verwerkersovereenkomst — over op de overnemende partij.
21. Kennisgevingen
21.1 Elektronische kennisgeving
TriFact365 informeert de Account-Eigenaar via elektronische kennisgeving — per e-mail, via een bericht in de Software of op de TriFact365-website — over zaken die de Klant raken. Operationele berichten kunnen ook aan andere Applicatiegebruikers worden verzonden.
21.2 Contactgegevens
De Klant houdt de contactgegevens van de Account-Eigenaar in de Software actueel. Berichten gelden als ontvangen op de dag van verzending naar de laatst bekende contactgegevens.
21.3 Vormvereiste
Kennisgevingen, aankondigingen, verzoeken en bezwaren tussen partijen onder de Overeenkomst vinden plaats via elektronische kennisgeving als bedoeld in artikel 21.1. Elektronische kennisgeving voldoet aan eventuele wettelijke schriftelijkheidsvereisten.
22. Wijziging van de Overeenkomst
22.1 Wijzigingsprocedure
TriFact365 mag elk van de in artikel 2.3 genoemde onderdelen wijzigen of beëindigen. Wijzigingen worden uiterlijk 30 dagen vóór inwerkingtreding per e-mail aan de Account-Eigenaar aangekondigd. Wijzigingen gelden ook voor bestaande Overeenkomsten. Voor subverwerker-wijzigingen — waaronder vervanging en wijziging van de verwerkingslocatie — geldt de afzonderlijke aankondigings- en bezwaarprocedure uit de Verwerkersovereenkomst.
22.2 Uitzonderingen
Wijzigingen van ondergeschikt belang, wijzigingen wegens wet- en regelgeving en wijzigingen op last van een toezichthouder of rechter mogen zonder de aankondigingstermijn van artikel 22.1 worden doorgevoerd. Vereist de situatie direct handelen, dan mag TriFact365 de wijziging met onmiddellijke ingang doorvoeren. TriFact365 informeert de Klant daarover zo spoedig mogelijk.
22.3 Opzegrecht bij wijziging
Gaat de Klant niet akkoord met een wijziging als bedoeld in artikel 22.1, dan kan de Klant de Overeenkomst of het door de wijziging geraakte Abonnement vóór de inwerkingtreding van die wijziging opzeggen; de opzegging gaat in op de dag vóór de inwerkingtreding. Dit opzegrecht geldt niet voor wijzigingen als bedoeld in artikel 22.2.
23. Export- en sanctienaleving
23.1 Sanctienaleving
De Dienst wordt wereldwijd aangeboden. De Klant gebruikt de Dienst in overeenstemming met toepasselijke wetgeving op het gebied van exportcontrole, economische sancties en handelsembargo's ("Sanctiewetgeving").
23.2 Verklaring Klant
De Klant verklaart en garandeert dat de Klant niet wordt geraakt door Sanctiewetgeving, en evenmin wordt gecontroleerd door of handelt namens een onder Sanctiewetgeving geraakte persoon of entiteit.
23.3 Weigeringsrecht
TriFact365 mag de Dienst weigeren, opschorten of beëindigen indien levering in strijd zou zijn met Sanctiewetgeving of indien TriFact365 om operationele, juridische of risico-overwegingen besluit de Dienst in een jurisdictie niet aan te bieden.
23.4 Lokale regelgeving
TriFact365 past de Software niet aan op specifieke jurisdicties en garandeert niet dat de Software voldoet aan lokale wet- en regelgeving. De Klant beoordeelt zelf of de Software geschikt is voor de betreffende jurisdictie en gebruikt deze op eigen risico. TriFact365 is niet aansprakelijk voor schade die uit dat gebruik voortvloeit.
24. Slotbepalingen
24.1 Nietige bepalingen
Zijn een of meer bepalingen nietig of vernietigbaar? Dan blijven de overige bepalingen van kracht. Het nietige deel wordt vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke strekking zo dicht mogelijk benadert.
24.2 Nawerking
Rechten en plichten die naar hun aard na beëindiging voortbestaan — waaronder openstaande betalingsverplichtingen, geheimhouding, garanties, aansprakelijkheid en vrijwaring, Intellectuele Eigendomsrechten, de verwerking van persoonsgegevens onder de Verwerkersovereenkomst en toepasselijk recht — blijven van kracht.
24.3 Volledige overeenkomst
De Overeenkomst vormt de volledige afspraak tussen partijen over de Dienst en vervangt alle eerdere en gelijktijdige mondelinge en schriftelijke uitlatingen, afspraken en toezeggingen over hetzelfde onderwerp. De Klant heeft zich niet gebaseerd op uitlatingen of toezeggingen die niet in de Overeenkomst zijn opgenomen. Afwijkingen van de Overeenkomst binden TriFact365 alleen wanneer een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van TriFact365 deze heeft ondertekend en de afwijking uitdrukkelijk naar de af te wijken bepaling verwijst.
24.4 Geen afstand van recht
Het niet afdwingen van een bepaling uit deze Algemene Voorwaarden geldt niet als afstand van het recht om die bepaling alsnog af te dwingen.
24.5 Verhouding tussen partijen
De Overeenkomst schept geen partnerschap, joint venture, agentuur of dienstverband tussen partijen.
24.6 Toepasselijk recht en geschillen
Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter van de plaats waar TriFact365 statutair is gevestigd; voor Nederland is dat de Rechtbank Midden-Nederland.
— Einde Algemene Voorwaarden TriFact365 — Versie 2.0 —
TriFact365 B.V.
Arnhemseweg 10, 3817 CH Amersfoort, Nederland | KVK 30262227 | BTW NL820778540B01