V1.0 Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden TriFact365
Ingangsdatum: 1 augustus 2026
Deze Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden ("OD-Voorwaarden") maken onderdeel uit van de Overeenkomst tussen TriFact365 en de Klant.
1. Definities
Begrippen die in deze OD-Voorwaarden met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de hieronder of in de Algemene Voorwaarden omschreven betekenis. Gedefinieerde begrippen hebben zowel in enkelvoud als in meervoud dezelfde betekenis.
1.1 Bestemmingsdienstverlener
Een door de Klant aangewezen derde aanbieder van een dienst van dezelfde soort als de Dienst, waarnaar de Klant wenst over te stappen.
1.2 Digitale Activa
Elementen in digitale vorm die door de Klant zijn geconfigureerd of aangemaakt binnen de Dienst en die de Klant heeft gegenereerd door gebruik van de Dienst, voor zover deze redelijkerwijs los te koppelen zijn van de Software.
1.3 Exporteerbare Gegevens
De Klantgegevens en Digitale Activa die de Klant via de standaard exportmogelijkheden van de Software of via een archief-export kan opvragen.
1.4 Metadata
Een gestructureerde beschrijving van de inhoud of het gebruik van gegevens die de vindbaarheid of het gebruik daarvan faciliteert.
1.5 Overstap
Het proces waarbij de Klant gebruik van de Dienst beëindigt en overstapt op een Bestemmingsdienstverlener of op eigen ICT-infrastructuur, met overdracht van Exporteerbare Gegevens.
1.6 Transitieperiode
De periode waarin TriFact365 redelijke bijstand verleent bij de Overstap, na ontvangst van het Overstapverzoek van de Klant.
2. Toepasselijkheid
2.1 Toepassingsbereik
Deze OD-Voorwaarden zijn wereldwijd van toepassing op alle Klanten, met inachtneming van Sanctiewetgeving en de operationele uitsluitings-criteria zoals beschreven in artikel 23 van de Algemene Voorwaarden.
2.2 Kernbepalingen
De artikelen 1 tot en met 7 van deze OD-Voorwaarden vormen de kern-bepalingen en gelden universeel.
2.3 EER-aanvulling
Annex A bevat aanvullende bepalingen die uitsluitend van toepassing zijn op Klanten met een vestigingsplaats of facturatie-adres binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
2.4 Overige jurisdicties
Voor overige Klanten geldt Annex B (Internationale toepasbaarheid).
3. Exporteerbaarheid
3.1 Exporteerbaarheid
TriFact365 stelt de Klant in staat om gedurende de looptijd van het Abonnement de Exporteerbare Gegevens op te vragen via de standaard exportmogelijkheden van de Software. De actuele exportmogelijkheden en -formaten staan beschreven in de Kennisbank.
3.2 Formaten
Exporteerbare Gegevens worden geleverd in gangbare, machine-leesbare formaten.
4. Exit- en overstapproces
4.1 Overstapverzoek
De Klant kan op elk moment een Overstap initiëren door het Abonnement op te zeggen overeenkomstig artikel 7 van de Algemene Voorwaarden en daarbij in de Software te kiezen voor de Overstap-optie (het Overstapverzoek). Indien gebruik van de Software redelijkerwijs niet mogelijk is, kan de Klant het Overstapverzoek doen overeenkomstig artikel 21 van de Algemene Voorwaarden. De Klant vermeldt bij het Overstapverzoek:
(a) de gewenste datum waarop de Overstap moet beginnen;
(b) of de Klant overstapt naar een Bestemmingsdienstverlener of naar eigen ICT-infrastructuur, dan wel uitsluitend wenst dat de Exporteerbare Gegevens worden gewist; bij overstap naar een Bestemmingsdienstverlener verstrekt de Klant tevens de benodigde gegevens van die dienstverlener.
4.2 Transitieperiode
Tijdens de Transitieperiode blijft de Dienst beschikbaar tegen de gebruikelijke vergoedingen onder het Abonnement.
4.3 Verwijdering
Na beëindiging van het Abonnement worden de Klantgegevens gewist volgens de termijnen zoals beschreven in artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst.
4.4 Opvraagtermijn
De Klant is verantwoordelijk voor de tijdige opvraging van Exporteerbare Gegevens binnen de termijnen bedoeld in artikel 4.3.
5. Categorieën exporteerbare gegevens en uitsluitingen
5.1 Inbegrepen categorieën
Exporteerbare Gegevens omvatten de volgende categorieën:
(a) gegevens en inhoud die door of namens de Klant zijn ingevoerd of aangeleverd;
(b) verwerkingsresultaten en gestructureerde overzichten die door het gebruik van de Dienst zijn gegenereerd, inclusief bijbehorende metadata;
(c) overzichten van de configuratie en inrichting van de Klant binnen de Dienst.
5.2 Uitsluitingen
De volgende categorieën behoren tot de interne werking van de Software en vallen niet onder de Exporteerbare Gegevens:
(a) herkenningsmodellen, AI-patronen en machine-learning-modellen;
(b) de onderliggende configuratie-, verwerkings- en automatiseringslogica van de Software;
(c) technische systeem-, infrastructuur- en beveiligingsinstellingen;
(d) authenticatietokens, sessiegegevens en overige interne gegevens die niet door of namens de Klant zijn ingevoerd;
(e) audit trails en interne logbestanden, behoudens voor zover wettelijk anders is bepaald.
5.3 Voorbehouden
TriFact365 is niet verplicht tot het ontwikkelen van nieuwe technologieën of diensten ten behoeve van de Overstap, noch tot het bekendmaken of overdragen van Digitale Activa die door Intellectuele Eigendomsrechten of bedrijfsgeheim worden beschermd, noch tot maatregelen die de integriteit of beveiliging van de Dienst zouden compromitteren.
6. Bijstand bij overstap
6.1 Overstapkosten
Via de standaard exportmogelijkheden van de Software is de Overstap kosteloos.
6.2 Bijstand
Bijstand bij een Overstap bestaat uit redelijke ondersteuning bij het gebruik van de standaard exportmogelijkheden; TriFact365 voert geen migraties uit en levert geen maatwerk-exports of data-transformaties.
6.3 Continuïteit
TriFact365 stelt zich tijdens de Transitieperiode redelijkerwijs in om de continuïteit van de Dienst te waarborgen totdat de Overstap is voltooid, op basis van de op dat moment geldende SLA.
7. Beperkingen
7.1 Weigeringsgronden
TriFact365 mag de Overstap opschorten of weigeren indien:
(a) de Klant in verzuim is met betalingsverplichtingen onder de Overeenkomst, voor zover dat verzuim materieel is en niet binnen redelijke termijn na ingebrekestelling is hersteld;
(b) de Overstap zou leiden tot schending van Sanctiewetgeving of de operationele uitsluitings-criteria als bedoeld in artikel 23 van de Algemene Voorwaarden;
(c) een gerechtelijk of bestuursrechtelijk bevel zich tegen de Overstap verzet.
7.2 Kennisgeving.
TriFact365 informeert de Klant schriftelijk over de reden van opschorting of weigering.
Annex A — Europese Economische Ruimte (EU Dataverordening)
Deze Annex bevat de aanvullende bepalingen die op grond van de EU Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854) van toepassing zijn op Klanten met een vestigingsplaats of facturatie-adres binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
A.1 Definities
De begrippen die in deze Annex A worden gebruikt, ontlenen hun betekenis aan de EU Dataverordening.
A.1.1 EU Dataverordening
Verordening (EU) 2023/2854 van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 2023 inzake geharmoniseerde regels voor eerlijke toegang tot en gebruik van gegevens.
A.1.2 Dataverwerkingsdienst
Een digitale dienst zoals gedefinieerd in artikel 2 lid 8 van de EU Dataverordening, die de Klant in staat stelt om computerbronnen te gebruiken.
A.2 Toepasselijkheid Annex A
Deze Annex A is uitsluitend van toepassing op Klanten die binnen de EER gevestigd zijn of die een facturatie-adres binnen de EER hebben en die onder de werkingssfeer van Hoofdstuk VI van de EU Dataverordening vallen. De Dienst kwalificeert als Dataverwerkingsdienst in de zin van artikel 2 lid 8 van de EU Dataverordening. Bij tegenstrijdigheid tussen Annex A en de body van deze OD-Voorwaarden gaat Annex A voor.
A.3 Overstap-recht en opzegtermijn
De Klant heeft het recht om op elk moment over te stappen door kennisgeving overeenkomstig artikel 4. De opzegtermijn loopt tot en met de laatste dag van de kalendermaand volgend op de kalendermaand waarin TriFact365 de kennisgeving heeft ontvangen, ongeacht de oorspronkelijke contractduur van het Abonnement. Gedurende de opzegtermijn en de aansluitende Transitieperiode blijft het Abonnement van kracht en blijven de gebruikelijke vergoedingen onder het Abonnement verschuldigd.
Dit overstap-recht geldt naast het opzegrecht van artikel 7 van de Algemene Voorwaarden en vervangt dat niet. Kiest de Klant voor gewone opzegging zonder Overstap, dan geldt de opzegtermijn die voor het gekozen Abonnement geldt.
A.4 Transitieperiode, beëindiging en opvraagtermijn
Na het verstrijken van de opzegtermijn vangt de Transitieperiode aan van maximaal dertig kalenderdagen. Indien dertig kalenderdagen technisch niet uitvoerbaar is, stelt TriFact365 de Klant binnen veertien werkdagen na het Overstapverzoek gemotiveerd op de hoogte en geeft daarbij een alternatieve Transitieperiode aan van ten hoogste zeven maanden. De Klant heeft daarnaast het recht de Transitieperiode éénmaal te verlengen met een periode die de Klant voor zijn eigen doeleinden passender acht.
Tijdens de Transitieperiode verleent TriFact365 redelijke bijstand aan de Klant en aan door de Klant gemachtigde derden, ondersteunt TriFact365 de exitstrategie van de Klant door alle relevante informatie te verstrekken, informeert TriFact365 de Klant over bekende risico's voor de continuïteit van de Dienst, en handhaaft TriFact365 een hoog beveiligingsniveau gedurende de gegevensoverdracht en de opvraagtermijn, overeenkomstig toepasselijk recht.
De Klant stelt TriFact365 onverwijld in kennis van de succesvolle voltooiing van de Overstap. Het Abonnement geldt als beëindigd, en TriFact365 bevestigt die beëindiging aan de Klant:
(a) op de laatste dag van de kalendermaand waarin TriFact365 de kennisgeving van succesvolle voltooiing heeft ontvangen; of
(b) aan het einde van de opzegtermijn, indien de Klant uitsluitend wissing van de Exporteerbare Gegevens wenst.
Blijft de kennisgeving onder (a) uit, dan geldt het Abonnement als beëindigd op de laatste dag van de kalendermaand waarin de Transitieperiode eindigt, tenzij de Klant om verlenging heeft verzocht. Tot de beëindiging blijft de Dienst beschikbaar en blijven de gebruikelijke vergoedingen verschuldigd; daarna is de Klant geen vergoedingen voor de Dienst meer verschuldigd. De Overeenkomst eindigt vervolgens overeenkomstig artikel 7 van de Algemene Voorwaarden.
Na afloop van de Transitieperiode kan de Klant de Exporteerbare Gegevens nog gedurende dertig kalenderdagen opvragen. Na afloop van die opvraagtermijn wist TriFact365 alle Exporteerbare Gegevens volledig overeenkomstig artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst, mits de Overstap succesvol is voltooid.
A.5 Vergoedingen bij Overstap
Voor het Overstap-proces brengt TriFact365 ten hoogste een kosten-gebaseerde vergoeding in rekening, voor zover artikel 29 van de EU Dataverordening dat toestaat. Vergoedingen overschrijden nooit de daadwerkelijk door TriFact365 gemaakte directe kosten.
A.6 Interoperabiliteit
De standaard exportformaten van artikel 3.2 voldoen aan het vereiste van een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Zodra voor het diensttype gemeenschappelijke specificaties of geharmoniseerde interoperabiliteitsnormen zijn gepubliceerd in het centrale Unie-register (artikel 35 EU Dataverordening), zorgt TriFact365 binnen de daarvoor geldende termijn voor compatibiliteit.
A.7 Verplichte contractuele bepalingen
In overeenstemming met artikel 25 van de EU Dataverordening bevatten deze OD-Voorwaarden, in samenhang met artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst:
(a) de procedures voor Overstap en gegevensportabiliteit (artikel 4);
(b) de exporteerbare categorieën en uitsluitingen (artikel 5);
(c) de termijnen voor opzegging, transitie en opvraging (A.3 en A.4);
(d) de beëindiging van de Overeenkomst en de wijze waarop gegevens worden gewist na de Overstap (A.4, artikel 4.3 en artikel 11 Verwerkersovereenkomst);
(e) de op de Overstap toepasselijke vergoedingen (A.5);
(f) de wijze waarop interoperabiliteit wordt gewaarborgd (A.6).
A.8 Overheidstoegang tot gegevens
Voor verzoeken van overheidsinstanties die zich kunnen verzetten tegen of van invloed kunnen zijn op de Overstap, is artikel 9 van de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
Annex B — Internationale toepasbaarheid
Voor inzet van de Dienst ten aanzien van Klanten of Betrokkenen buiten de Europese Economische Ruimte, met inachtneming van Sanctiewetgeving zoals nader omschreven in artikel 23 van de Algemene Voorwaarden.
B.1 Toepasselijkheid
De body van deze OD-Voorwaarden is wereldwijd van toepassing. De kern-bepalingen over export, exit-proces en bijstand gelden universeel voor alle Klanten, met inachtneming van de operationele uitsluitings-criteria zoals beschreven in artikel 23 van de Algemene Voorwaarden.
B.2 Verantwoordelijkheid van de Klant voor lokale wetgeving
Voor zover de Klant is gevestigd in een jurisdictie buiten de Europese Economische Ruimte, is de Klant verantwoordelijk voor naleving van de op de Klant toepasselijke lokale wetgeving inzake gegevensportabiliteit, vendor-switching en datasoevereiniteit. De Klant verklaart dat het gebruik van de Dienst in overeenstemming is met die lokale wetgeving.
B.3 Aanvullend Addendum op verzoek
Indien een Klant aanvullende contractuele bepalingen verlangt die specifiek zijn voor de wet- en regelgeving van de vestigingsplaats van de Klant, kan de Klant een verzoek tot een afzonderlijk Addendum richten aan TriFact365. Verzoeken worden individueel beoordeeld op basis van de aard van de wettelijke vereiste, de complexiteit van de toepasselijke wetgeving en de operationele uitvoerbaarheid voor TriFact365.
— Einde Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden TriFact365 — Versie 1.0 —
TriFact365 B.V.
Arnhemseweg 10, 3817 CH Amersfoort, Nederland | KVK 30262227 | BTW NL820778540B01